Starten met een VR Arcade? Zo doe je dat!

Maar het zal je vast niet zijn ontgaan dat er ontzettend veel randvoorwaarden komen kijken bij het opstarten van een onderneming. In deze blog leggen wij daarom graag de hoofdpunten voor je uit waar een VR Arcade aan moet voldoen.

Bij het definiëren van je doelstellingen stel je jezelf de vraag: 'waarom?'. Waarom wil je een VR-Arcade gaan starten? Doe je dit omdat je het leuk vindt, omdat je graag dingen onderneemt of omdat je er geld aan wil verdienen?

De doelstellingen zijn bepalend voor de kernwaarden van je bedrijf. Deze kernwaarden vertalen zich weer door naar de identiteit van je bedrijf. Deze identiteit is wat jou uniek maakt: zorg er dus voor dat je jouw unieke punten kent. Deze unieke punten (Unique Selling Points: USP) maken jouw bedrijf sterk!

De locatie van jouw VR-arcade is bepalend voor de toekomst van je arcade. Kies je er bijvoorbeeld specifiek voor om midden in het centrum te zitten, of ga je er liever iets buiten zitten? Een VR-arcade in het centrum heeft als voordeel dat er ontzettend veel aanloop is. In het centrum komen ten slotte een heleboel mensen en kun je ook genieten van de zogenaamde 'dagjes-mensen'. Echter is een pand huren in het centrum van een stad weer een stuk prijziger dan een pand huren buiten het centrum. Wanneer je er dus voor kies om een grote arcade in te richten, kan het verstandiger zijn om jezelf buiten het centrum te plaatsen. Over het algemeen kun je van drie typen locaties spreken:

• Eigen pand (stand-alone locatie): het voordeel van een eigen pand is dat je zelf kan welke openingstijden je hanteert. Zo zijn de maandag en dinsdag minder druk bezochte dagen dan vrijdag en zaterdag. Sommige arcades kiezen er dus voor om slechts een paar dagen (of avonden) in de week open te gaan, omdat er op doordeweekse dagen weinig aanloop is. Wanneer je een eigen pand hebt, moet je er wel goed voor zorgen dat mensen jouw weten te vinden. Marketing is dus een erg belangrijk instrument om in te zetten;
• Publieke locatie: een publieke ruimte, bijvoorbeeld in een winkelcentrum, heeft als voordeel dat er ontzettend veel aanloop is bij jouw arcade, zonder dat je daar heel erg veel voor hoeft te promoten. Echter moet je er wel rekening mee houden dat er veel mensen komen kijken, en relatief weinig daadwerkelijk overgaan tot spelen. Zorg er bij een publieke ruimte dus voor dat je echt uniek bent;
• Mobiele locatie: je kunt er ook voor kiezen om je VR-arcade op een mobiele locatie op te starten, bijvoorbeeld in een trailer. Hierdoor kun je VR op verschillende locaties aanbieden, en ben je niet gebonden aan een stad of dorp. Het voordeel hiervan is dat je uniek bent: je kunt ten slotte naar de mensen toe gaan, in plaats van dat mensen naar jou toe komen. Het nadeel is echter wel dat je te kampen hebt met een kleinere locatie, dus je moet goed gebruik maken van je omgeving.

Je start je VR-arcade met een bepaalde identiteit, maar je ontwikkelt deze identiteit op een gegeven moment ook door. Bepaal van tevoren wat jouw identiteit is: ben je een gezellige VR-bar waar je lekker koffie kan drinken? Of kies je er juist voor om een hele donkere kamer met LED-verlichting in te richten om echte te spreken tot de gamers? Je identiteit heeft ook weer te maken met je visie en doelstelling, dus het is belangrijk om dit in het achterhoofd te houden. Een aantal zaken die invloed hebben op jouw identiteit zijn:

• Het logo: je logo is het eerste wat door mensen gezien wordt. Dit is eigenlijk het eerste visitekaartje dat mensen van jou zien, niet alleen in de arcade, maar ook in de marketing daarbuiten. Zorg er voor dat jouw logo opvalt en dat de kleuren van je logo terugkomen in je huisstijl;
• De website: de website van jouw VR-arcade zorgt voor de benodigde informatie bij iemand die informatie over jou opzoekt. De website moet dus duidelijk en overzichtelijk zijn, maar ook voldoende informatie geven. Laat de huisstijl weer terugkomen op de website, en zorg er voor dat je een goed ticketsysteem in je website integreert;
• Social media: tegenwoordig is social media één van de meest toegankelijke marketing instrumenten. Je kunt er direct gebruik van maken en een heel groot deel van je doelgroep bereiken. Onderschat het gebruik van betaalde promoties op social media niet; je hebt hiermee een enorm bereik!

Naast alle ideeën die je hebt, moet je ook voldoen aan een aantal wettelijke verplichtingen. Zo heb je bijvoorbeeld een horeca-vergunning nodig wanneer je eten en drinken wilt verkopen, en moet je er aan denken dat je game-licenties nodig hebt om in een commerciële omgeving een VR-game te spelen. Informatie over game-licenties kun je in een ander artikel van ons vinden, dus we houden het hierbij met name bij de wettelijke verplichtingen. Een aantal verplichtingen waar je aan moet voldoen zijn:

• Bedrijfsvorm: schrijf je in bij de KvK en bepaal je bedrijfsvorm;
• Begin van het begin af aan goed met het bijhouden van je BTW. Een accountant kan je hierbij helpen;
• Zorg er voor dat je de juiste verzekeringen afsluit. Denk hierbij o.a. aan een verzekering voor aansprakelijkheid, voor de werknemers en voor diefstal;
• Houd de loonlijst van je werknemers goed op orde;
• De licentiekosten van games kunnen per VR-station oplopen. Houd dit ook in je achterhoofd. 

Wanneer het aankomt op marketing, is het gezegde 'data is king' van toepassing. Hoe meer je te weten komt over jouw doelgroep, hoe specifieker jij je marketing in kunt gaan zetten. Gebruik voor je marketing zoveel mogelijk kanalen (facebook, instagram, twitter, de plaatselijke klant, samenwerkingen met andere partijen). Met name in het begin is het belangrijk dat jij je arcade bekend maakt aan de wereld. Wanneer je enige bekendheid hebt, kun je je specifieker gaan richten op de doelgroep die jij voor ogen hebt. Een aantal zaken om over na te denken wanneer jij met de marketing strategie bezig gaat, zijn:

• Welke communicatie kanalen sluiten het best aan bij jouw klanten?
• Welke content is het meest effectief voor je marketing doeleinden?
• Hoe regelmatig ga je posten op social media?
• Zijn er (lokale) nieuws media die geïnteresseerd zijn in het onder de aandacht brengen van je VR-Arcade?

Tip: Marketing zorgt voor bewustzijn waardoor mensen geïnteresseerd raken, en dat zorgt er weer voor dat klanten zullen terugkeren.

Een arcade heeft altijd een bepaalde huisstijl. Neem deze huisstijl ook mee in je inrichten! Wanneer je gaat nadenken over het inrichten van je VR-arcade, moet je eerst bepalen welke VR-apparaten je gaat aanbieden. Een basis VR-setup (HTC Vive Pro) kun je bijvoorbeeld het beste in de vorm van een 'cubicle' aanbieden, terwijl je de Virtuix Omni-loopbanden weer het beste naast elkaar kunt zetten. Over het algemeen maken de meeste VR-arcades gebruik van een basis set-up met de HTC Vive Pro headset. Je kunt bij deze setup gebruik maken van drie manieren:

• Cubicle: de cubicle is de meest geziene setup. Je maakt hierbij een vierkante ruimte van ongeveer 3 x 3 m, en zet daar een VR-headset in. Het voordeel van de cubicle is dat de basisstations altijd goed werken (ze zien ten slotte alleen elkaar), en dat de speler in de VR-ruimte genoeg ruimte heeft om zich vrij rond te bewegen. De kans dat de speler dus iemand anders, of de muur, aanraakt is dus minimaal;
• Room-scale: een room-scale ruimte is eigenlijk hetzelfde als een cubicle, maar dan zonder afgezonderde ruimte. Room-scale wordt veel gebruikt bij VR-gebruikers die thuis in hun woonkamer gamen, omdat ze daar geen risico hebben om iemand anders aan te raken. Voor een VR-arcade is dit minder geschikt, maar je kunt bijvoorbeeld wel 2 spelers in een grotere ruimte neerzetten;
• Free-roam: de free-roam is de nieuwste manier van spelen. Hiermee maak je de VR-headset draadloos, waardoor de speler geen kabel meer boven zich voelt hangen. Dit geeft een hele unieke ervaring. Een draadloze free-roam setup kan ik een ruimte van 6x6m gemaakt worden, waar maximaal 3 headsets bij elkaar kunnen staan. Maar de nieuwste technologie laat het toe om spelers met een backpack computer te laten spelen. Hierdoor loopt er een klein kabeltje naar de headset. Met deze techniek kan een ruimte van 10x10m gevuld worden met 4 spelers (ieder een eigen backpack PC).

De basis van je arcade is natuurlijk de hardware die je gebruikt. Je kunt er voor kiezen om alleen VR-headsets aan te bieden, maar je kunt dit aanbod ook uitbreiden door extra's aan te bieden. Denk daarbij een de Virtuix Omni loopband of de Hypersuit vliegsimulator. Beide apparaten maken gebruik van de VR-headset, dus zijn een hele goede aanvulling op het 'standaard' aanbod. Probeer jezelf hierin dus te onderscheiden van de andere arcades! De hardware die je sowieso nodig hebt bij het starten van een VR-arcade zijn:

• VR-ready PC (aanbevolen GPU: RTX2070 of hoger);
• VR-headset (bijvoorbeeld de HTC Vive Pro of HP Reverb);
• Hygiënische accessoires (wegwerpmaskers, beschermhoesjes);
• Groot beeldscherm om mee te kijken (aanbevolen grootte: 50 inch);
• Snelle (bekabelde) internetverbinding;

Je wilt natuurlijk dat je arcade er mooi en verzorgd uitziet. Loshangende kabels kunnen dit beeld nog als eens verstoren. Het is dus van belang om je kabels zo goed mogelijk weg te werken, niet alleen omdat het er mooi uitziet, maar ook omdat het veiliger is voor je spelers. De kabels van VR-headsets kun je met behulp van een kabelmanagementsysteem via het plafond laten lopen. Hierdoor hangen de kabels boven de speler, en lopen ze op een nette manier naar de computer. De speler heeft dan geen last meer van de kabel en kan er niet over struikelen, terwijl het er wel verzorgd en netjes uitziet. Ook de kabels van de computer naar het beeldscherm moet je proberen netjes weg te werken. Wanneer je de afstand tussen je computer en het beeldscherm opmeet, en een kabel van de juiste lengte aanschaft, dan kun je dit al vrij gemakkelijk wegwerken.

Niets ziet er zo slordig uit als hardware die even niet gebruikt worden en zomaar op de grond liggen. Zorg er dus voor dat je ergens een opruim-plek hebt waar je de spullen neer kunt leggen. Deze ruimte kan in de buurt zijn van het speelveld (bijvoorbeeld een kast) of ergens in een aparte ruimte. Voor de controllers en headsets zijn er handige stations te koop waar je de controller direct tin kunt opladen. Dit oogt een stuk netter en zorgt er direct voor dat je controllers altijd zijn opgeladen.

Als je de kabels helemaal wilt wegwerken, dan kun je overwegen om jouw virtual reality headset draadloos te gebruiken. Dit kan bijvoorbeeld met de HTC Vive Pro of met de HTC Vive Cosmos (Elite) headsets. Je kunt van deze VR-brillen de kabels vervangen door een draadloze adapter die je op de headset plaatst. Hierdoor heb je geen last meer van kabels die om de voeten gaan zitten en heb je complete vrijheid in een ruimte.

De VR-arcade valt of staat met de mensen die er rondlopen. Dit is écht belangrijk, en bespaar vooral niet op goed, kundig en vriendelijk personeel! Het aantal medewerkers is afhankelijk van hoe vaak jij open bent en hoe druk het is, maar over het algemeen geldt dat je doordeweeks met 1 of 2 full-time medewerkers uit de voeten kunt, en in het weekend 3 of 4 medewerkers nodig hebt. Om een goede start met je VR-arcade te maken, is het aan te raden om je medewerkers kundig te maken met de VR-systemen. Laat ze vooral zelf vaak spelen, want het is ten slotte makkelijker om iets over te brengen als je er zelf ervaring mee hebt.

Het is sterk aan te raden om iemand aan te nemen die verstand heeft van computers en technologie. Er is natuurlijk altijd de mogelijkheid dat er tijdens het spelen iets misgaat met de VR-hardware (denk aan een beeldscherm dat niet meer aangaat, een game die niet meer start of een controller die alle kanten op schiet). Vaak gaat het bij dit soort problemen om een software-update of een losse kabel, maar je moet wel iemand hebben die hier achter kan komen en het snel kan oplossen.

Een prijsbepaling is, vooral bij de opstartperiode van je arcade, lastig. Je wilt niet te hoog beginnen omdat mensen anders afgeschrikt worden door je prijzen, maar aan de andere kant wil je ook niet te laag beginnen omdat je wel de eerste winst wilt maken. Over het algemeen geldt bij het opstarten van een VR-arcade dat je de eerste maanden nog geen (grote) winst maakt. Schrik niet, want dit is bij de meeste goedlopende arcades het geval. De eerste maanden zijn namelijk om bekendheid te vergaren. Dit doe je door met een lage instapprijs te beginnen. Naarmate je arcade groeit en bekender wordt, kun je de prijs daarnaartoe aanpassen. Ook extra's die jou arcade aanbiedt (zoals de Virtuix Omni) kunnen voor meer inkomsten zorgen. Deze unieke extra's maken jouw arcade specialer, waardoor je een hoger tarief kunt vragen. Jij bent ten slotte een van de weinigen die dit kan aanbieden!

Tip: kijk ook eens naar de prijzen van andere VR Arcades in de buurt. Hiermee krijg je een beeld van de prijzen die op de markt zijn, en daar kan jij met je arcade op inspelen.

Het opstarten van een arcade, en daarmee de inkoop van VR-hardware, is een grote investering. Voor een dergelijke investering kun je een voorschot bij de bank aanvragen, echter zijn banken nogal huiverig voor ondernemingen die met electronica te maken hebben. VR is hartstikke nieuw en wordt door banken daarom nog gezien als 'experimenteel'. Maar omdat er steeds meer VR-startups zijn, zijn er inmiddels ook banken die gespecialiseerd zijn in VR- en computerhardware. Door de ervaring die zij hebben met opstartende arcades zijn zij eerder bereid om een startende VR-arcade te financieren. Na een beoordeling van jouw ondernemingshistorie en financiële investering kunnen zij beoordelen of ze wel of niet met jou in zee gaan. Om in contact te komen met een van onze financierders, kun je contact met ons opnemen.

Een 'perfecte arcade' bestaat niet, maar door goed na te denken over bovenstaande stappen kom je wel in de buurt. Lees je vooral in het begin erg goed in over VR-hardware en -software, zodat je tijdens het opstarten van je arcade niet voor grote verrassingen komt te staan. Een aantal tips die wij je nog mee willen geven:

• Besteed sommige taken uit. Het opstarten en runnen van een VR-arcade is teveel werk om helemaal alleen te doen. Neem goede mensen aan, en werk samen om tot het resultaat te komen;
• Maak gebruik van ervaringen van andere arcades. Iedere arcade gaat immers door hetzelfde opstart-proces heen. Ga in gesprek met arcade-eigenaren en kijken eens hoe zij hun arcade runnen;
• Ga altijd voor de beste en nieuwste apparatuur. Bespaar niet op VR-hardware, want dit is de beleving waar je klanten voor betalen;
• Vraag anderen om feedback. Wanneer je zelf heel veel bezig bent met je arcade, ga je de meest simpele dingen niet meer zien. Vraag iemand een keer om zijn of haar mening omtrent je arcade, en wie weet kom je tot interessante inzichten.
• 'Just do it'. Op een gegeven moment moet je gewoon beginnen met de arcade. Wanneer de arcade eenmaal open is, loop je vanzelf tegen nieuwe problemen aan. Deze problemen zijn altijd weer op te lossen, en hiervan leer je weer voor een volgende keer.

Zoals je hebt kunnen lezen, komt er een heleboel kijken bij het opstarten van een VR-arcade. Bij Unbound XR hebben wij veel ervaring met startende arcades, en wij geven jou daar graag het beste advies over. Je kunt een afspraak met ons maken om een adviesgesprek in te plannen. In dit adviesgesprek bespreken we de opties en bekijken wij de mogelijkheden die wij voor jouw VR-arcade kunnen beteken.

Het is zelfs mogelijk om een deel van je opstart aan ons uit te besteden. Met onze 'full-service' komen wij bij je langs op locatie om een schouwing te maken van de ruimte en een lijst op te stellen met benodigde VR-hardware. Hierna ontvang je van ons een op maat gemaakte offerte. Indien wij kunnen adviseren over de inrichting, dan doen wij dit ook graag. Door onze ervaring hebben wij een goed oog gekregen voor het inrichten van VR-arcades, dus hier valt al een mooie slag te slaan. Als we dan nog een stap verder gaan, kunnen wij je zelfs helpen met het fysiek opbouwen van je VR-arcade. Alle electronica, stopcontacten en andere klussen laten we graag aan de elektricien over, maar alles wat met VR te maken heeft pakken wij graag op (denk aan het plaatsen van de basisstations, het ophangen van de kabelmanagementsystemen en het neerzetten en installeren van de computers).

Voor de mogelijkheden kun je contact met ons opnemen. Wij nodigen je dan graag uit voor een adviesgesprek bij ons op locatie in Nijmegen. Tevens is dit een mooi moment om kennis met ons te maken en onze virtual reality hardware uit te komen testen.